650+ tips on Excel, PowerPoint, Outlook & Windows

I just discovered this immense catalog of tips made by Karen Roem.

This is a collection of more than 650 tips (654 tips at the date of this post) to make you better at all the Windows and Microsoft Office tools.

Here are my favourite 3 tips from Karen:

1) Top 10 Microsoft Outlook shortcuts

  1. CTRL + 1 and CTRL + 2 – Toggle between Mail and Calendar – tip_259.php
  2. CTRL + F – Forward a mail message 
  3. CTRL + G – Go to a specific date – tip_485.php
  4. CTRL + K – Check names in address fields and resolve them against the Address Book – tip_211.html
  5. CTRL + K – Insert Hyperlink – tip_431.php
  6. CTRL + SHIFT + 8 – Show/Hide paragraph marks and other hidden formatting symbols – tip_394.php
  7. F3 – AutoComplete Quick Parts – tip_335.php
  8. F4 – Find text in an email message – tip_108.html
  9. SHIFT + F1 – Reveal Formatting – tip_498.php
  10. SHIFT + F3 – Toggle between UPPER CASE, lower case and Sentence Case 

2) Create a bulleted list in Excel

  1. Select the cell where the list is to appear.
  2. Press ALT + 7 on the numeric keypad.
  3. Type your text.
  4. Press ALT + ENTER if you want to insert another bullet in the same cell.
  5. Repeat steps 2 – 4.

3) Shortcuts in Windows

WIN + D can be used as a toggle to minimize and maximize all windows? But what if you just want to have a quick peek at something on your desktop? Check out the preview shortcut! 

Here’s how: 

  1. Press and hold down the WIN key (the one next to your spacebar) and press the spacebar.
  2. Release the WIN key to return to your last used window.

If you like this post, check the 50 time saving Excel Shortcuts.

Free PowerPoint Template to help you make presentations more professional

You want to make your idea more visual?

You want a quick solution to transform your PowerPoint presentation and make it more professional?

👉 I worked on a free PowerPoint template to help you solved these issues!
Find the presentation here:

You will find inside some great ways to present ideas, list topics, show a project schedule, etc… and on top I added some free icons!

Enjoy!


Check also the free template to learn how to make waterfall chart!

Visual vocabulary: a guide to data visualization

Are you looking for the best way to present some data?

I found a simple and helpful guide from the Financial Times.

In this guide, the visualizations are arranged by type of data relationship and then you have a short explanation to guide you choose the most appropriate chart.

See here the interactive guide.

Or click on the image below for the full PDF.

The FT Visual Vocabulary

On the same topic, check the following article: 10 tips to get better at making Excel Charts.

How to make a Waterfall Chart in Excel? Easy with this free template!

Waterfall Chart Gif

 

Waterfall Charts (also called bridge analysis) are one of the best way to visualize variances between 2 reporting periods or between figures budgeted and actuals.

However, it is tricky to build them in Excel.

This is why have prepared a free and easy ready to use Excel template for you.

This template includes instructions, an illustrative example and a blank table ready to use. Save time and use this template for your next Waterfall!

Download the free template here: Waterfall Chart Template

And if you need more detailed instructions, here is a great video tutorial.

You liked this template? Share it around and don’t forget to subscribe to get more templates from me.


Bonus: I found a free course to learn Power Query. Check the link below:

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Quelques mots sur mon expérience en audit (article in French)

Un étudiant m’a envoyé quelques questions sur mon expérience en Audit. J’ai décidé de prendre le temps de lui répondre par écrit.

Voici mes réponses:

Concernant votre expérience d’auditeur

Quelles ont été vos responsabilités et vos missions principales en tant que manager ?

  • Planifier l‘audit (equipes, risques, timing, rdv clients et partner)
  • Executer l‘audit (revoir les tests d‘audit et la documentation)
  • Conclure l‘audit (preparer rapport d‘audit et reporter les problemes)
  • Suivi du budget
  • Former les equipes (suivi des carrières, feedbacks, donner des formations)
  • Participer aux activités transversales avec les autres managers pour améliorer nos outils et process

Etiez-vous spécialisé dans un secteur d’activité particulier ? Est-ce obligatoire ? Est-il imposé par l’entreprise ? Si non, comment s’effectue le choix de ce secteur pour un auditeur ?

J’étais spécialisé en audit de société d’assurance mais j’avais d’autres industries dans mon portefeuille comme société commerciale ou fonds d’investissement.

En tant que junior, le choix de l’industrie est fait par la société sur base du profil de l’employé. Cependant il est très facile de changer d’industrie en se proposant sur d’autres missions. Il est même possible de se réorienter sur d’autres departement comme consulting.

Est-ce un métier qui a vous passionné ? Si oui, en quoi ? Si non, pourquoi ?

Oui ce métier m’a passionné du fait de la diversité des clients, des équipes et des missions.

Le rythme de travail est intense et les exigences de haut niveau. Cela permet d’apprendre beaucoup et d’évoluer rapidement.

J’appréciais aussi la transparence des etapes a effectuer dans la carrière d’un auditeur: 2 ans de junior, 3 ans de senior et 5 ans de manager avant de passer directeur et plus tard partner.

De plus la possibilité de donner des formations et de participer a des missions de consulting rendait le travail plus intéressant.

Pourquoi avoir choisi PwC Luxembourg ?

A l’époque je rentrais sur le marché du travail en pleine crise financière. Peu d’entreprises voulaient recruter. En France les sociétés d’audit étaient très focalisées sur le classement de l’école dont on sortait. De plus les places étaient limitées.

Plusieurs anciens de mon école qui s’étaient déjà exilés à Luxembourg m’avaient fortement recommandé de les rejoindre du fait de la balance entre challenges professionnels, place financière et côté international du Grand Duché.

De plus, PwC Luxembourg avait fait le pari de recruter malgré la crise. Les entretiens se sont très bien passés et j’ai eu très rapidement une offre. Cela m’a convaincu de les rejoindre!

Votre expérience à Singapour m’intrigue également : Est-ce une possibilité pour chaque auditeur de partir travailler à l’étranger ?

En théorie il est possible pour chaque auditeur de partir à l’étranger. En pratique, seulement une partie des auditeurs le font (environ 10-20%) car ce n’est pas obligatoire et certaines personnes ne sont pas attirées par ce type de challenge.

Avoir de bonnes performances, établir un plan de carrière clair et se focaliser sur une ou deux destinations sont les premiers éléments qui facilitent à partir à l’étranger. Ensuite, il faut trouver des soutiens dans le bureau d’origine et le bureau étranger qui vous accueillera pour concrétiser l’échange.

Quelles destinations sont possibles ?

Il n’y a pas de destinations précises. Il y a des relations historiques et préférentielles qui se créent avec certains bureaux du fait d’un rapprochement des industries et des langues.

Mais en fonction des souhaits des auditeurs et des besoins des bureaux, les destinations peuvent varier.

Cette expérience n’a pas été trop complexe compte tenu des différences comptables et financières entre Singapour et la France ?

Non car Singapour se base sur les IFRS. De plus les règles fiscales et réglementaires auxquelles j’ai eu à faire se basent sur les mêmes principes et mouvements d’idées du commerce international.

Concernant la profession

Un métier qui évolue ? En quoi ? Quelles compétences peuvent aujourd’hui faire la différence et se révéler être un plus ?

Cela fait 4 ans que je ne fais plus d’audit. Mais à l’époque le métier changeait déjà. Comme tous les métiers, tout ce qui est automatisable est ou sera traité par des robots reproduisant tâches manuelles ou des algorithmes analysant des données plus rapidement et avec plus de volumes que ce qu’un humain ne pourrait le faire.

Les compétences à développer selon moi se portent sur 2 axes

  1. Axe humain: compréhension du business, capacité d’adaptation, relation équipe, goût du service au client, appétit pour l’apprentissage, coaching
  2. Axe automatisation/technique: capacité analytique, compréhension de la complexité, gestion de plusieurs langages (humain, business, code), vulgarisation, conceptualisation, modélisation

Quelles sont les perspectives d’évolution (ou de changement) après 5, 10 ans en cabinet d’audit ?

Si je prends mon exemple, il existe des passerelles pour intégrer une fonction finance d’une entreprise (Controlling, comptabilité, reporting, audit interne…).

Les méthodes de travail, les connaissances comptables, les bonnes pratiques et la gestion d’équipes remplissants la malette à outil de l’auditeur sont très appréciées par les entreprises.

L’autre choix est de continuer sa carrière en audit en tant que manager (a partir de 5 ans d’expérience) en continuant jusqu’à directeur et puis partner après 10/15 ans de carrière.

J’ai également répondu à un journaliste de L’Etudiant en 2013 sur mon expérience d’auditeur à l’étranger. Article ici: https://etudiant.lefigaro.fr/orientation/actus-et-conseils/detail/article/audit-conseil-des-evolutions-de-carrieres-express-1680/

The 5 WHYs

Description

Five whys (or 5 whys) is an iterative interrogative technique used to explore the cause-and-effect relationships underlying a particular problem.

The primary goal of the technique is to determine the root cause of a defect or problem by repeating the question “Why?”. Each answer forms the basis of the next question. The “five” in the name derives from an anecdotal observation on the number of iterations needed to resolve the problem.

The method provides no hard and fast rules about what lines of questions to explore, or how long to continue the search for additional root causes. Thus, even when the method is closely followed, the outcome still depends upon the knowledge and persistence of the people involved.

Origin

Sakichi Toyoda, the Japanese industrialist, inventor, and founder of Toyota Industries, developed the 5 Whys technique in the 1930s. It became popular in the 1970s, and Toyota still uses it to solve problems today.

Toyota has a “go and see” philosophy. This means that its decision making is based on an in-depth understanding of what’s actually happening on the shop floor , rather than on what someone in a boardroom thinks might be happening.

The 5 Whys technique is true to this tradition, and it is most effective when the answers come from people who have hands-on experience of the process or problem in question.

The method is remarkably simple: when a problem occurs, you drill down to its root cause by asking “Why?” five times. Then, when a counter-measure becomes apparent, you follow it through to prevent the issue from recurring.

Example

Delays in sales in a production company:

  1. Why is the turnover lower by 20% compared with budget?

Because we have delays on 2 major projects.

  1. Why?

Because it takes more time to build the product as normally.

  1. Why?

Because it is a new product and there are new technical requirements which needed to be modified once we moved into production. 

  1. Why?

Because the feasibility of the new technical requirements were not validated beforehand with the production

  1. Why?

Because to reduce the price and satisfy the client’s demand, we changed the design at the last minute without following the normal process of validating these design changes with the production.


Check also this article “The 12 FP&A Principles”.

The Rule of 72

Have you heard about the Rule of 72 ?

💡Imagine you could calculate how long it take to double your money just with a simple formula.

The rule of 72 is really simple and works as explained below
Doubling Time (# years) = 72/Interest Rate

Example:
What is the doubling time for an investment with a compound interest rate of 8%?
A person using the rule of 72 equation would find the doubling time equal to 9 years.
Calculate this by taking 72 and dividing it by 8.
By performing this the investor can tell that it will take approximately 9 years to double the principal.
It is fairly accurate as the exponential function yields an actual doubling time of 9.006 years.

10 tips for Excel charts to make your life easier! 📈

👉 Get the tutorial Excel file by clicking here: 10 tips for Excel charts
and start training yourself to improve making charts in Excel!

Today I found a simple but excellent tutorial from Microsoft.
You get 10 tips to make charts in a faster and simpler way.

I particularly like the tips number 4 and 9.

This tutorial trains you with the following tips:

1. Quickly make a chart with ALT+F1 shortcut

2. Select specific columns, before creating a chart to show only what you need

3. Expand graph automatically as you add additional columns/row

4. Quickly filter data from a chart.

5. Use PivotCharts when your data isn’t summarized.

6. Create multi-level labels

7. Use a secondary axis to create a combo chart.

8. Hook up a chart title to a cell.

9. Split off slices into a second pie

10. Hover over Chart Elements to get a preview.

Share your other tips in the comment section!

👉 Get the tutorial Excel file by clicking here: 10 tips for Excel charts

 

Power Query Academy

4 Things to build a sustainable workforce

How do you build a sustainable workforce in your organisation?

Here are 4 things business leaders can do to build a sustainable workforce.

  1. Become advocates for a modernized education system
  2. Implement fluid and seamless learning opportunities
  3. Instill a top-down approach to learning
  4. Take advantage of AI and machine learning to optimize reskilling

Based on the World Economic Forumarticle: https://lnkd.in/ga7RBwK

4 things to build a sustainable workforce - NB